Нова угода в CRM стає рядком у вашій базі Airtable, змінений в Airtable статус з'являється на угоді, а команда лишається у звичних таблицях і нічого не передруковує.
Airtable — там, де багато команд тримають робочі таблиці: контент-план, графік виробництва, список замовлень у роботі, реєстр підрядників. CRM — там, де живуть клієнт, угода і гроші. Між ними зазвичай стоїть людина, яка руками копіює угоду в Airtable, а потім копіює результат назад. Під'єднання прибирає цей крок: угода, що дійшла до погодженого етапу, з'являється рядком у потрібній базі з уже вписаними даними клієнта, зміна в Airtable — новий статус, дата, відповідальний — записується назад на угоду, а менеджер бачить актуальний стан у CRM, не відкриваючи базу. Airtable лишається таким, яким його побудувала ваша команда; під'єднання читає і пише лише погоджені поля.
Разом дивимося на ваш Airtable: які бази й таблиці беруть участь, які поля важливі і які з них мають бути видні в CRM. Зазвичай це одна база і дві-три таблиці, а не весь робочий простір.
Власник робочого простору або творець бази випускає особистий ключ доступу в налаштуваннях облікового запису Airtable. Під час випуску він обирає, які бази ключ може відкривати і що йому дозволено — читати, писати чи обидва; ключ ніколи не може більше, ніж дозволено цій людині.
Якщо ваша компанія на тарифі Enterprise Scale, радимо випускати ключ від службового облікового запису, а не від співробітника: тоді під'єднання працює далі, навіть якщо цей співробітник піде.
Зіставляємо угоду з рядком: назву угоди — з полем заголовка, клієнта й посилання на картку — з текстовими полями, менеджера — з полем «відповідальний», етап CRM — зі стовпцем статусу. Поля з вибором і дати зіставляємо один до одного, щоб нічого не загубилося.
Домовляємося, що що запускає: угода, яка дійшла до погодженого етапу, створює рядок; змінені в Airtable статус або дата записуються на угоду; рядок, позначений «готово», переводить угоду на наступний етап. Зміни з Airtable підхоплюємо короткими циклами, тож CRM тримається близько до бази без ручного оновлення.
Спершу запускаємо під'єднання на копії бази, звіряємо рядки, які воно створює, з вашою таблицею і лише тоді спрямовуємо на робочу базу. Ваші подання, формули й автоматизації всередині Airtable лишаються недоторканими.
Сценарії автоматизації
01
Виграна угода стає рядком у таблиці виробництва
Буломенеджер виграє угоду, відкриває Airtable і руками вписує клієнта, товар, кількість і дедлайн у таблицю виробництва — і часом забуває.
Сталощойно угоду позначено як виграну, у таблиці з'являється рядок з усім цим і посиланням на угоду; виробництво бачить нове замовлення без повідомлення від продажів.
Сталоколи виробництво переводить рядок у «в роботі», «готово» чи «відвантажено», угода в CRM сама показує той самий етап, і менеджер відповідає з картки клієнта.
03
Контент-план в Airtable знає, для якого він клієнта
Буломаркетинг веде контент-план в Airtable і питає продажі в чаті, якому клієнту належить кожен пункт і про що домовились.
Сталоу кожному рядку є ім'я клієнта й посилання на угоду в CRM, а коли матеріал опубліковано, дата потрапляє в історію клієнта, і акаунт-менеджер бачить її, не питаючи.
04
Реєстр підрядників в Airtable живить CRM
Булосписок підрядників і їхні умови живуть в Airtable, і менеджер для кожного замовлення руками копіює потрібного підрядника в угоду.
Сталоменеджер обирає підрядника зі списку, який CRM читає з бази, а картка підрядника в Airtable показує, на яких угодах він задіяний.
Як це працює технічно
Для тих, хто перевіряє: кожен пункт веде на сторінку офіційної документації, звідки він узятий.
Web API Airtable — RESTful і повертає дані у JSON; кожен запит адресований конкретній базі й таблиці.
На тарифі Enterprise Scale службові облікові записи дають інтеграції працювати незалежно від конкретного співробітника — вона продовжує працювати, якщо людина піде.
Airtable відповідає не більше ніж на 5 запитів за секунду на базу на будь-якому тарифі, а той самий ключ чи службовий обліковий запис отримує не більше 50 запитів за секунду по всіх його базах; при перевищенні Airtable відповідає помилкою 429 і просить зачекати 30 секунд, а підвищені ліміти не пропонуються на жодному тарифі — тож масові завантаження йдуть порціями, а під'єднання будується так, щоб чекати й повторювати. На двох початкових тарифах є ще й місячна межа кількості запитів, зафіксована на рівні тарифу й не змінювана для окремого облікового запису; активне під'єднання на цих тарифах може вичерпати запити до кінця місяця. Записи приходять сторінками по 100, тож читання великої таблиці займає кілька запитів. Запит, що обробляється надто довго — складний фільтр або дуже велика сторінка, — може обірватися навіть у межах лімітів. Особистий ключ доступу прив'язаний до людини, яка його випустила, і не може більше, ніж дозволено їй; службові облікові записи, що переживають звільнення співробітника, є лише на тарифі Enterprise Scale. Airtable не дає задокументованого на сторінці довідки, яку ми змогли перевірити, способу повідомляти наше під'єднання про зміни в базі, тож зміни з Airtable підхоплюємо короткими циклами, а не тієї ж миті.
Скриншоти
База Airtable, де кожен запис — рядок із текстом, перекладом і полями перевірки; саме ці дані ми синхронізуємо з CRM.Джерело: airtable.com ↗Інтерфейси Airtable на одній базі — дашборди, календарі та воронки, з яких CRM читає дані і в які записує.Джерело: www.airtable.com ↗
Як почати
Три кроки від першого повідомлення до роботи над вашим проєктом.
01
Залиште заявку
Опишіть задачу у формі — текстом або голосом. Бюджет і строки — за бажанням.
02
Ми розбираємо й оцінюємо
Розробник вивчає ТЗ, уточнює незрозуміле й надсилає оцінку.
Ні. Команда працює далі в тих самих базах, поданнях і формах; під'єднання лише читає і пише погоджені поля. Єдине, що змінюється, — рядки для нових угод з'являються самі, а CRM показує те, що команда змінила в Airtable.
Під'єднання побачить усі наші бази?
Лише ті, що обрані під час випуску ключа доступу. Airtable дає людині, яка випускає ключ, обрати конкретні бази і що ключ може з ними робити — читати, писати чи обидва, — і ключ ніколи не може більше, ніж дозволено цій людині. Доступ можна відкликати будь-якої миті в налаштуваннях облікового запису.
Що буде, якщо співробітник, який випустив ключ, піде?
Якщо ключ належить людині і її обліковий запис закривають, під'єднання зупиняється. На тарифі Enterprise Scale Airtable пропонує службові облікові записи саме для цього випадку: ключ належить компанії, а не співробітнику. На інших тарифах ми записуємо, хто власник ключа, і наперед домовляємося, хто перевипускає його при зміні людей.
Як швидко зміна в Airtable потрапляє в CRM?
Зміни підхоплюємо короткими циклами, які погоджуємо з вами, у межах лімітів запитів, що Airtable встановлює для вашого тарифу. Для більшості команд це достатньо близько до миттєвого; якщо якесь поле має рухатися швидше, ми чесно скажемо про це на етапі планування, а не обіцятимемо те, чого ліміти не дозволяють.
Розкажіть, що потрібно підключити
Опишіть задачу текстом або голосовим. Ми подивимось, що у вас є, і відповімо планом.
Airtable — товарний знак правовласника. CoreviaFlow не афілійована з ним, якщо не вказано інше. Скриншоти взяті з відкритих матеріалів розробника, джерело — під кожним.